Política de Privacidad

1. ¿Quiénes somos?

IvAna es una plataforma de gestión escolar desarrollada por Edwin Herrera V. Está diseñada para instituciones educativas y permite administrar procesos académicos como registro de notas, control de asistencia, generación de planillas e informes, seguimiento del observador del alumno y comunicación entre el colegio y los padres de familia.

El responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través de esta plataforma es la institución educativa que contrata el servicio. IvAna actúa como encargado del tratamiento en su nombre.

2. ¿Qué datos recopilamos?

De docentes y administrativos:

• Nombre completo y número de documento de identidad (cédula).
• Rol asignado dentro de la institución (docente, coordinador, directivo).
• Contraseña almacenada en formato hash (bcrypt). Nunca se almacena en texto plano.
• Token de sesión para mantener la autenticación activa de forma segura.

De padres y acudientes:

• Nombre completo y número de documento de identidad.
• Correo electrónico registrado por el colegio.
• Contraseña almacenada en formato hash (bcrypt).
• Token de sesión y suscripción a notificaciones push (opcional).
• Vínculo con el/los estudiante(s) a cargo.

De estudiantes (registros académicos):

• Nombre, documento de identidad, grado y sede.
• Notas parciales y definitivas por período y asignatura.
• Registros de asistencia (fallas e inasistencias).
• Anotaciones del observador del alumno.
• Informes académicos en formato PDF generados por el sistema.

Datos técnicos:

• Registros de actividad del sistema (logs) con fines de seguridad y auditoría.
• Dirección IP y datos de dispositivo al momento del inicio de sesión.

3. ¿Para qué usamos los datos?

• Autenticar el acceso a la plataforma de manera segura.
• Gestionar el registro, consulta y modificación de información académica.
• Generar planillas, boletines e informes académicos para el colegio.
• Enviar notificaciones push a padres sobre notas, asistencia y comunicados del colegio (solo si el padre acepta expresamente).
• Permitir que los padres consulten el progreso académico de sus hijos.
• Garantizar la seguridad e integridad del sistema mediante registros de actividad.

No utilizamos los datos para publicidad, mercadeo ni los compartimos con terceros con fines comerciales.

4. ¿Con quién compartimos los datos?

Los datos personales no se venden ni se ceden a terceros. Únicamente pueden ser accedidos por:

• La institución educativa contratante, como responsable principal del tratamiento.
• El equipo técnico de IvAna, exclusivamente para soporte, mantenimiento y resolución de incidencias.
• Servicios de infraestructura (servidor de hosting), que operan bajo acuerdos de confidencialidad y no tienen acceso lógico a los datos de la aplicación.

Las notificaciones push se envían a través del protocolo estándar Web Push (RFC 8030). Los tokens de suscripción se almacenan en nuestra base de datos y solo se usan para entregar notificaciones de la institución al padre correspondiente.

5. ¿Cuánto tiempo conservamos los datos?

• Cuentas de docentes y administrativos: mientras dure la vinculación con la institución o hasta que el colegio solicite su eliminación.
• Cuentas de padres/acudientes: mientras el estudiante esté matriculado, o hasta que el padre solicite la eliminación de su cuenta.
• Registros académicos (notas, asistencia, informes): de forma permanente, ya que constituyen el historial académico de los estudiantes y son propiedad de la institución educativa.
• Logs del sistema: máximo 90 días, salvo que una investigación de seguridad requiera conservarlos por más tiempo.

6. Seguridad

Implementamos las siguientes medidas técnicas para proteger los datos:

• Contraseñas almacenadas con bcrypt (hashing con salt). Nunca en texto plano.
• Comunicaciones cifradas mediante HTTPS / TLS.
• Autenticación mediante tokens de sesión aleatorios (generados con random_bytes).
• Protección contra ataques de fuerza bruta: bloqueo de cuenta tras 5 intentos fallidos durante 15 minutos.
• Consultas a la base de datos mediante prepared statements para prevenir inyección SQL.
• Detección de sesiones duplicadas: al iniciar sesión en un nuevo dispositivo, la sesión anterior se invalida automáticamente.

A pesar de estas medidas, ningún sistema es 100 % seguro. Ante cualquier incidente de seguridad, notificaremos a las instituciones afectadas en el menor tiempo posible.

7. Tus derechos

De acuerdo con la Ley 1581 de 2012 (Colombia) y demás normas aplicables, tienes derecho a:

• Conocer qué datos personales tenemos sobre ti.
• Actualizar o corregir tus datos cuando sean inexactos o estén desactualizados.
• Solicitar la eliminación de tu cuenta y los datos personales asociados.
• Revocar la autorización de tratamiento cuando no exista obligación legal o contractual de mantenerlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) si consideras que tus derechos han sido vulnerados.

Para ejercer cualquiera de estos derechos escríbenos a soporte@plataforma-ivana.com. Responderemos en un plazo máximo de 10 días hábiles.

Si eres padre o acudiente y deseas solicitar la eliminación de tu cuenta del Portal de Padres, puedes hacerlo directamente aquí:

8. Notificaciones push

El Portal de Padres y la app IvAna Padres pueden enviar notificaciones push a tu dispositivo. Estas notificaciones solo se activan con tu consentimiento explícito al aceptar el permiso que solicita el navegador o la app.

Puedes revocar este permiso en cualquier momento desde la configuración de tu dispositivo o desde la sección de configuración del portal. Al revocar el permiso, el token de suscripción se elimina de nuestra base de datos.

Las notificaciones únicamente contienen información académica e institucional enviada por el colegio (notas publicadas, comunicados, etc.).

9. Cookies y sesiones

IvAna utiliza cookies de sesión estrictamente necesarias para:

• Mantener tu sesión activa mientras navegas por la plataforma.
• Identificarte de forma segura sin requerir que ingreses tu contraseña en cada página.

No utilizamos cookies de rastreo, publicidad ni analítica de terceros. No hay integración con Google Analytics, Meta Pixel ni herramientas similares.

Las cookies de sesión se eliminan automáticamente al cerrar sesión o al expirar el tiempo de inactividad.

10. Cambios a esta política

Podemos actualizar esta Política de Privacidad periódicamente. Cuando lo hagamos, actualizaremos la fecha de "última actualización" al inicio del documento. Los cambios sustanciales serán notificados a los usuarios mediante un aviso en la plataforma o por correo electrónico.

El uso continuado de la plataforma tras la publicación de cambios implica la aceptación de la política actualizada.

11. Contacto

Para cualquier pregunta, solicitud o inquietud relacionada con el tratamiento de tus datos personales, puedes contactarnos:

Responderemos todas las solicitudes en un plazo máximo de 10 días hábiles.